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设计和举办一次活动常常被比喻为执导一部电影，无论它是一次普通会议，还是公司活动、筹款活动、正式会议、会展活动、奖励活动，或者其他特殊活动。但实际上筹办活动更像在策划一场现场直播的表演。它是一场高空走钢丝而没有安全网的表演，活动一旦开始就没有任何弥补的机会。活动必须一次性完成，不可能有预先排练。你不可能喊：“停拍”，然后重新拍摄。拍电影时可以通过剧本预知未来，而活动进行中你就无法预测你的客人和供应商们将怎样相互打交道，怎样作出反应。不过你可以事先计划，做一些准备工作，以便随时处理意外情况。

无论是50人的小型活动还是2000余人的大型活动，应该像电影制作那样有详细的“剧本”，活动的预算也应该详尽明确。为各类会议、公司活动、新产品发布、奖励活动和特殊活动所作的预算少则几万，多则可达几十万甚至超出50万美元。进行如此周密策划的目的正如假日饭店的老标语所言："不可有意外事情发生。”

在你开始策划之前，你首先应决定是否该举办这次活动。如果决定举办，那么就要决定活动的规模，而活动规模取决于两个要素：资金和目标。